Hoe bouw je als leidinggevende een waardevolle flexibele schil van medewerkers?

Een nieuw jaar, nieuwe kansen…… In 2016 hebben we naar verwachting te maken met een aantrekkende economie en zal het werven van nieuwe medewerkers ook voor nadrukkelijker op de agenda komen te staan. Positief dus….

De organisatie van werk verandert

Waar we voorheen te maken hadden met reorganisaties, zal de energie nu gaan zitten in het aantrekken van nieuwe medewerkers. Er is echter een groot verschil met een paar jaar geleden. Die nieuwe medewerkers zullen in veel gevallen namelijk geen vast dienstverband meer krijgen maar tot de flexibele schil gaan behoren. Zij krijgen een tijdelijk of freelance contract.

Organisatiestructuren en de factor werk zijn aan het veranderen. Daar waar we voorheen vastomlijnde functies hadden, werken we steeds meer op projectbasis. Daarnaast worden veel werkzaamheden door technologie van ons ‘overgenomen’ en verandert de organisatie rondom werk drastisch. Er is steeds minder zekerheid bij werkgevers over hoe het werkaanbod er in de toekomst uitziet en welke medewerkers zij daar voor nodig hebben.

Aan de andere kant zijn de wijzigingen in het ontslagrecht, welke per 1 juli 2015 gelden, bedoeld om werkgevers te stimuleren om tijdelijke contracten eerder om te zetten in een vast dienstverband. Veel werkgevers zullen echter juist nog meer gaan zoeken naar mogelijkheden om met een flexibele schil te werken. Enerzijds om flexibel te kunnen blijven inspelen op het werkaanbod, anderzijds omdat zij anders na twee jaar geconfronteerd worden met een transitievergoeding. Binnen jouw team zullen dus hoogstwaarschijnlijk steeds meer medewerkers met een tijdelijk, een uitzend- of detacheringscontract werken. Daarnaast is de kans groot dat ook de inzet van freelancers/ZP’ers zal toenemen.

Uitdaging voor leidinggevenden

Hoe ga je als leidinggevende met deze ontwikkeling om? Het werk moet immers wel door. De verleiding is misschien aanwezig om weinig aandacht aan de flexibele schil te besteden omdat ‘ze er toch maar tijdelijk zijn”. Maar aangezien die flexibele schil dus steeds belangrijker wordt voor het succes van de organisatie, doen leidinggevenden er verstandig aan om ook aan de middellange en lange termijn te denken.

Hoe zorg je ervoor dat deze medewerkers een volwaardige rol vervullen binnen jouw organisatie of team? Dat zij betrokken zijn en niet van de 1-op andere dag vertrekken omdat ze een betere baan of opdracht hebben gevonden? Dat ze graag terugkomen bij een vervolgvraag en dat ze bereid zijn hun kennis te delen met de organisatie?

Praktijkervaring

Ik werk zelf al jaren als zelfstandig HR-professional en heb ervaring met talloze bedrijven waar ik (interim) opdrachten heb vervult. In sommige gevallen waren dit opdrachten waarbij ik voor langere tijd intern bij een organisatie werkzaamheden verrichtte. De organisaties waar ik graag een stapje harder voor zette, waren de opdrachtgevers die mij een ‘welkom’ gevoel gaven en waar ik iets kon leren. Niet dat ik een vast dienstverband wilde, juist niet; het is altijd mijn bewuste keuze geweest om als zelfstandige te werken. Maar ik vind het wel fijn om tijdelijk als ‘(externe) collega’ beschouwd te worden; om er niet als ‘externe’ een beetje bij te hangen.

Ook spreek ik regelmatig mensen die een tijdelijk contract hebben of als freelancer werken over hun ervaringen bij tijdelijke werkgevers of opdrachtgevers. Op basis van deze ervaringen hieronder een aantal tips om als leidinggevende met een groter wordende flexibele schil om te gaan:

1. Betrek vaste en flexibele medewerkers bij wijzigingen in het team
   • Als het aantal flexibele medewerkers binnen jouw afdeling of team toeneemt, dan is het goed om dit met de vaste EN de flexibele medewerkers te bespreken. Dit feit kan namelijk onbedoelde verwachtingen oproepen. Men denkt al snel dat het zo goed gaat dat er vast wel medewerkers voor vast aangenomen zullen worden (veel uitzendkrachten en medewerkers met een tijdelijk contract hopen uiteindelijk toch dat zij een vast contract kunnen krijgen). Als dat juist NIET het beleid is, wees er dan gewoon duidelijk over. Dat voorkomt teleurstellingen en frustraties.
2. Zorg voor de juiste balans vast-flexibel
   • De inzet van steeds meer flexibele medewerkers kan voor verwarring zorgen en een grote wissel trekken op de vaste medewerkers. De vaste medewerkers kunnen (onbedoeld) het gevoel krijgen dat alle verantwoordelijkheden op hun schouders terecht komen. Dat gebeurt vooral bij medewerkers met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Wees dus kritisch over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen vast-flexibel en zorg voor de juiste balans in aantallen. En vooral: ……praat hierover met vaste medewerkers om hen te helpen bij het bewaken van hun grenzen.
3. Zorg voor een goed introductiebeleid
   • Voor flexibele medewerkers is het net zo belangrijk om op een goede manier kennis te maken met de organisatie als voor vaste medewerkers. Maak er geen onderscheid in. Zorg er voor dat er iemand is die de medewerker opvangt, uitleg geeft, een rondleiding verzorgt, de medewerker wegwijs in de werkzaamheden maakt, dat er een werkplek, functionerende computer en werkend emailadres aanwezig is. Kortom, zet de flexibele medewerker niet onzichtbaar in een hoekje.
4. Biedt uitdaging aan
   • Ook flexibele medewerkers hebben behoefte aan uitdaging. ZP’ers willen heel graag werken aan hun persoonlijke ontwikkeling om hun deskundigheid te vergroten en ook flexibele medewerkers, of dat nu uitzendkrachten of medewerkers met een tijdelijk contract zijn, willen graag aangesproken worden op hun talenten. Hen alleen maar de ‘vervelende’ klussen of het zware werk laten doen, is een gemiste kans. Toch gebeurt dit nog veel in organisaties.
5. Pas je rol aan
   • Leidinggeven aan tijdelijke medewerkers of uitzendkrachten is vaak net wat anders dan sturing geven aan freelancers/ZP’ers. Er zit nu eenmaal verschil in de rol die je hebt. Voor de eerst genoemden ben je de leidinggevende, voor de ZP’er ben je feitelijk de opdrachtgever. Die ZP’er wordt nu eenmaal op een andere manier ingezet, vaak in projectvorm op basis van zijn of haar specifieke expertise. Houdt daar dus rekening mee.
6. Betrek flexibele medewerkers bij het organisatiebeleid
   • Wil je betrokken flexibele medewerkers? Communiceer dan. Als mensen snappen wat de organisatie doet en waarom en hij/zij de eigen bijdrage hierin herkent, krijg je daar veel voor terug. Wat is mooier dan dat flexibele medewerkers optreden als ambassadeur van jouw organisatie? Er zijn diverse opdrachtgevers voor wie ik meer dan eens heb gewerkt, die ik uit -persoonlijke- betrokkenheid volg en van wie ik bijvoorbeeld graag vacatures of opdrachten deel binnen mijn netwerk.
7. Stel een beleid op voor flexibele medewerkers
   • Hoe ga je om met zaken die persoonlijke aandacht vragen? Je welkom voelen zit in kleine dingen die een groot verschil kunnen maken. Bel bij ziekte die uitzendkracht of freelancer eens op hoe het gaat. Interne cursus? schuif er een extra stoel bij dat kost doorgaans maar weinig extra. Bijeenkomsten van het management? Dat vinden de meeste ZP’ers ook hartstikke interessant…. Nodig de flexibele medewerkers ook uit bij teamuitjes etc.
8. Voer evaluatiegesprekken met vaste maar ook met flexibele medewerkers. 
   • Investeer tijd in je flexibele schil. Net als je vaste medewerkers willen ook de medewerkers met een tijdelijk contract of de uitzendkracht graag weten wat de leidinggevende vindt van hun functioneren. Het is voor jou als leidinggevende waardevol om te weten waarom die ene freelancer als zelfstandige is begonnen en wat de achtergronden en ambities van je tijdelijke medewerkers en uitzendkrachten zijn. Het komt je vast en zeker goed van pas om een waardevolle flexibele schil te bouwen die past bij jouw team of afdeling.
9. Onderhoud je netwerk
   • Die goede freelancer vraag je graag nog eens terug. Je hebt nu voor die tijdelijke medewerker even onvoldoende werk, maar wil je graag weer op contract als het werk aantrekt. Wees je ervan bewust dat het steeds belangrijker wordt dat je een pool van medewerkers hebt in je netwerk waar je op terug kunt vallen. Dat zorgt voor een stukje kenniscontinuïteit, snel kunnen schakelen en scheelt inwerken e.d. Besteed dus aandacht aan je netwerk van flexibele medewerkers. Houdt tussen opdrachten door contact en zorg dat je elkaar kunt blijven vinden.

Succes en heb je nog meer tips? Laat het me weten. Alvast dank!

Marielle Leunen-Schulte