Wanneer en hoe geef je een officiele waarschuwing aan een medewerker?

Heb jij een medewerker wel eens een schriftelijke waarschuwing gegeven? Nee? Dat doe je ook niet zomaar. Vaak wordt er echter te lang gewacht of wordt de waarschuwing niet duidelijk op papier gezet. Maar wanneer en hoe geef je een schriftelijke waarschuwing eigenlijk?

Mijn eerste vraag aan leidinggevenden als zij advies vragen bij het disfunctioneren van een medewerker is steevast; wat ligt er al in het personeelsdossier vast? “Uh, nou niets. Nou ja, wel een kattebelletje voor mezelf van een gesprek twee maanden geleden en er is al vaker iets van gezegd maar verder niet”.

Elke leidinggevende weet eigenlijk wel dat het belangrijk is om zaken schriftelijk vast te leggen maar waarom gebeurt dit dan toch vaak niet? Drukte? Mhaw, iedereen weet natuurlijk dat dit een onzinargument is. Nee, waar het om gaat is:

• Angst; ‘voor de reactie van de medewerker, straks doe ik iets verkeerd, wordt hij/zij kwaad’
• Aardig gevonden willen worden; ‘bang dat de relatie met de medewerker wordt verstoord’
• Onwetendheid; niet goed op de hoogte zijn van de juridische mogelijkheden
• Onzekerheid; ‘ik weet niet of mijn brief juridisch goed in elkaar steekt’ of het niet overzien van de juridische consequenties; ‘wat als er geen weg meer terug is?’

Gemiste kans

Een gemiste kans die je -als het echt de spuigaten uitloopt- duur kan komen te staan. Een dienstverband met een medewerker die echt niet meer functioneert kun je in beginsel wel beëindigen. Maar zonder dossier zal de kantonrechter niet zonder meer akkoord gaan. En als er al toestemming wordt gegeven voor het ontbinden van het dienstverband, dan zal een aanzienlijke ontslagvergoeding moeten worden betaald. Je hebt de medewerker immers niet duidelijk aangegeven dat je niet tevreden was en tijd gegeven om te verbeteren.

Maak het tot een automatisme om gespreksverslagen op te stellen en reik een exemplaar uit aan de medewerkers. Op die manier wennen alle medewerkers er aan dat afspraken die met elkaar worden gemaakt, schriftelijk worden vastgelegd.

Een officiële schriftelijke waarschuwing geef je als de situatie dusdanig onacceptabel is, dat je de ernst van het voorval duidelijk wilt maken en wilt aangeven dat dit in de toekomst consequenties kan hebben.

Wanneer een schriftelijke waarschuwing?

In welke situaties kan het verstandig zijn om een schriftelijke waarschuwing te geven?

• fouten in de functioneren
• vaak te laat komen
• gedrag op de werkvloer
• omgang met collega’s
• het niet houden aan werkprocedures, voorschriften, huisregels of afspraken etc.

Leidinggevenden zijn geneigd om een formele schriftelijke waarschuwing niet te gebruiken of uit te stellen. Toch kun je hier al vrij snel toe overgaan. Hierdoor kun je overigens ook juist veel problemen met functioneren voorkomen.

Hoe?

De volgende tips kunnen helpen bij het opstellen van een goede formele waarschuwingsbrief:

1. omschrijf de aanleiding voor de waarschuwing; schets de situatie, wat er is gebeurd en wat hiervan het resultaat is voor de organisatie (bijvoorbeeld claims door opdrachtgevers, extra productiekosten, salariskosten)
2. verwijs indien van toepassing naar eerdere mondelinge gesprekken hierover. Geef daarbij aan dat je een patroon ziet in gedrag of houding
3. geef aan dat je dit voorval niet (meer) acceptabel vindt
4. schets duidelijk wat er kan gebeuren als het gedrag of disfunctioneren aanhoudt. Draai hier niet omheen. Kondig aan dat verdere maatregelen kunnen leiden tot schorsing en uiteindelijk tot ontslag

Overhandig en stuur de schriftelijke waarschuwing naar de medewerker en bewaar een kopie in het personeelsdossier. Het doel van het personeelsdossier is om het verloop van de arbeidsrelatie vast te leggen. Officiële waarschuwingen mogen dus voor onbeperkte tijd in het personeelsdossier worden bewaard.

Kun je ondanks deze tips toch nog wat hulp gebruiken? Kijk eens op http://www.marielleleunen.nl en neem gerust eens vrijblijvend contact op.

Schorsen

Je kunt natuurlijk niet blijven waarschuwen tot je een ons weegt. Houdt het disfunctioneren aan, dan kun je de ernst van de situatie duidelijk maken met een schorsingsmaatregel. In de cao is vaak te vinden aan welke voorwaarden een schorsing dient te voldoen en hoelang de schorsing mag zijn. Werkgevers wachten echter geregeld ook te lang met deze maatregel. Schorsen is een verregaande maatregel en niet zelden de opmars naar een ontslag.

Ontslag op staande voet

Tenslotte, wees je ervan bewust welke voorvallen aanleiding zijn voor ontslag op staande voet en wacht niet met het nemen van actie:

• de werknemer is voortdurend dronken op het werk
• de werknemer pleegt diefstal of een ander misdrijf jegens de werkgever.
• de werknemer is gewelddadig op het werk.
• De werknemer pleegt (een poging tot) ontucht op het werk.
• Er is sprake van roekeloos gedrag door de werknemer waardoor eigendommen of mensenlevens in gevaar worden gebracht.
• De werknemer weigert hardnekkig om redelijke opdrachten van de werkgever uit te voeren.
• De werknemer blijkt de benodigde diploma’s niet te hebben, heeft fraude of valsheid in geschrifte gepleegd om in dienst te worden genomen.

Weet je niet zeker wat te doen? Schakel dan snel professionele ondersteuning in. Dat loont echt. Laat het me weten als ik je ergens mee kan helpen.

Succes!

Mariëlle Leunen-Schulte

PS gratis 2-wekelijkse nieuwsbrief over personeelsmanagement, arbeidsrecht en P&O-wetgeving ontvangen?