Hoe ga je om met boventallige medewerkers? 12 tips

Ik hoor het vaak; de frustratie van mensen die hun baan zijn verloren. Niet alleen is dat gegeven natuurlijk een enorme teleurstelling. Juist de periode vanaf het moment dat zij te horen kregen dat hun functie komt te vervallen tot aan de daadwerkelijke ontslagdatum leidt vaak tot extra frustraties. Deze medewerkers hebben zich jarenlang ingezet voor de zaak en vanaf het moment van boventalligheid ‘tellen ze niet meer mee’. Toch kan het soms nog wel enkele maanden duren tot dat zij echt uit dienst zullen treden…

Wat ik ook zie is de onmacht en handelingsverlegenheid bij leidinggevenden om met boventallige medewerkers om te gaan. De spagaat met aan de ene kant de gedachte danwel de directie die zegt (of uitstraalt); de organisatie moet vooruit! Aan de andere kant lopen zij figuurlijk op eieren. Bang om iets verkeerd te doen en het leed van de medewerker nog verder te vergroten.

Het leidt bijvoorbeeld tot:

• zich geen houding weten aan te nemen. De leidinggevende kent de medewerker en diens thuissituatie en komt de boventallige maar moeilijk onder ogen, de confrontatie uit de weg gaan, lijkt dan makkelijker.
• bang voor de boosheid en frustraties van de medewerker
• angst dat de boventallige medewerker blijft hopen op een herplaatsing binnen de organisatie.
• onhandige vragen stellen zoals de directeur die na drie weken na het ontslaggesprek vraagt of de medewerker al een andere baan heeft gevonden.
• achterblijvende collega’s die ook niet weten wat ze tegen de boventallige collega moeten zeggen.

In veel gevallen wordt een vaststellingsovereenkomst opgesteld en door beide partijen ondertekend. De medewerker ziet vaak ook wel in dat ontslag de enige optie is. Maar dan. Wat doe je met de opzegtermijn…? Vier maanden salaris doorbetalen lijkt wat veel, dus regelmatig wordt de afspraak gemaakt dat de medewerker nog gewoon blijft werken.

Maar dat werkt dus vaak helemaal niet ‘gewoon’. Sommige boventallige medewerkers hebben door hun handtekening op de vaststellingsovereenkomst niet alleen fysiek maar ook mentaal een streep gezet onder zijn of haar loopbaan binnen de organisatie. Zij zijn niet meer productief, willen zich richten op het vinden van een andere baan en voelen zich ellendig omdat ze niet los kunnen komen van de werkgever. Daardoor kunnen zij de volgende stap niet zetten.

Een oplossing kan vrijstelling van werk zijn. Maar andere medewerkers daarentegen raken juist hopeloos in de put om direct al thuis te zitten. Geen contact met collega’s laat hen de gedachte vormen dat de collega’s hen zien als ‘losers’. Werken doet hen goed, ze blijven letterlijk en figuurlijk in beweging. Ga je deze mensen vrijstellen van werk, dan maak je hen erg ongelukkig. Zij hebben het werk nodig om stapsgewijs afstand te nemen.

Goed werkgeverschap houdt in dat je je medewerkers met respect behandelt ook als je noodgedwongen afscheid moet nemen. Dat doe je niet door medewerkers te negeren, niet door mee te huilen en ook niet door cliche opmerkingen te maken. Op een goede manier afscheid nemen helpt de medewerkers bij hun rouwverwerking rondom het ontslag. Mogelijk zullen zij later ook positief spreken over de organisatie omdat zij, ondanks het ontslag, wel netjes behandeld zijn.

Niet alleen de vertrekkende medewerkers hebben aandacht nodig maar ook de achterblijvers. Juist voor de achterblijvers is het belangrijk om te merken dat er zorg is voor de vertrekkende medewerkers. Ook hen kan immers op een gegeven moment hetzelfde lot wachten.

Wat kun je doen aan nazorg voor de vertrekkende medewerkers?

1. Hanteer zoveel mogelijk de menselijke maat bij de vraag of medewerkers wel of niet worden vrijgesteld van werk.
2. Neem zo nu en dan persoonlijk contact op om te vragen hoe het gaat en of je als werkgever nog iets voor de medewerker kunt betekenen.
3. Handel alle administratieve procedures rondom de eindafrekening correct en tijdig af en bespreek dit bij voorkeur persoonlijk met de medewerker. Check bijvoorbeeld samen het openstaande saldo vakantie-uren etc.
4. Stuur de vertrekkende medewerker relevante informatie toe over het aanvragen van een ww-uitkering of het pensioenfonds.
5. Stel een stageplek beschikbaar binnen de interne organisatie zodat de medewerker bredere ervaring op kan doen.
6. Stel je besluit bij als blijkt dat doorwerken tot einde opzegtermijn niet werkt, en stel de medewerker vrij van werken.
7. U kunt aanbieden om als referent op te treden.
8. Stel in overleg een getuigschrift op; laat de vertrekkende medewerker daar niet zelf om hoeven te vragen.
9. Tip de medewerker bij interessante vacatures.
10. Via LinkedIn kunt u in overleg connecten en de medewerker op zijn verzoek introduceren bij een netwerkcontact.
11. Vergeet de vertrekkende medewerkers, zolang zij nog gewoon in dienst zijn, niet bij het kerstpakket of bij een jubileumviering van een collega. Laat het aan de medewerkers over of hij op de uitnodiging in wil gaan.
12. Zorg voor een afscheid zodat de vertrekkende medewerkers de gelegenheid hebben om hun periode met collega’s af te ronden.

En tot slot, neem de moeite om enige tijd nadat de medewerker uit dienst is getreden ook nog eens persoonlijk contact op te nemen om te informeren hoe het gaat.

Veel succes en als ik je ergens mee kan ondersteunen, laat het me dan gerust weten.