wat doe je als leidinggevende als gezonde werkdruk overslaat naar langdurige overbelasting?

stress vrouwVan 16 tot en met 20 november 2015 is het de week van de werkstress. Een derde van het werkgerelateerde verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Daarmee is stress op de werkvloer het grootste beroepsrisico in ons land. Het blijkt dat meer dan 1 miljoen mensen te maken heeft met burn-out klachten. In deze tweede week van de werkstress wordt aandacht gevraagd om het bewustzijn van stress op de werkvloer te vergroten en er met elkaar over te praten. Wat kun jij als leidinggevende doen om werkstress in je team te verminderen?

Ondanks dat werkstress de afgelopen jaren in de media al behoorlijk wat aandacht heeft gekregen, ontmoet ik in mijn dagelijkse praktijk als HR-adviseur helaas nog steeds leidinggevenden die werkstress lijken te bagatelliseren.

  • “Ja, het is al enige tijd druk op het werk. Maar ja, dat heb je nu eenmaal als de organisatie het met minder mensen moet doen…..”
  • “men moet het nog even volhouden, de drukte op het werk is tijdelijk”
  • “er zijn vier collega’s op de afdeling ziek thuis, natuurlijk heeft dat effect op de anderen maar ik sta ook maar met mijn rug tegen de muur; het werk moet wel af……”
  • “het ligt aan de privésituatie van de medewerker; ik heb daar weinig invloed op”

Ze herkennen de signalen van werkstress zoals slapeloosheid, aanhoudende hoofdpijn, sneller geïrriteerd of uit de concentratie of oververmoeidheid wel maar toch nemen zij onvoldoende actie. Terwijl het druppels zijn die de emmer doen overlopen. Het is dus echt belangrijk om als leidinggevende in actie te komen en het niet op zijn beloop te laten….

Op de facebookpagina Check je werkstress kun je een test invullen en kun je de druppels en de emmer leren herkennen. Ook staan er op de fb-pagina tools voor organisaties vermeld om met werkstress om te gaan.

Werken aan werkstress gaat zowel om stresspreventie (voorkomen van stress) als om stresshantering (omgaan met stress). Aandacht voor werkstress zou dan ook een integraal onderdeel moeten zijn van leidinggeven. Leidinggevenden kunnen namelijk een grote steun zijn en helpen om problemen met werkstress op te lossen of te verminderen.

Stijl van leidinggeven

Welke stijl van leidinggevenden sluit dan het beste aan bij het verminderen van werkstress? Op basis van het Kennisdossier Leidinggeven van SKB (Ridderbos et al, 2012) wordt geconcludeerd dat, van alle leiderschapsstijlen, het coachend leiderschap het meest positieve effect heeft op medewerkers. Coachende leiders zijn namelijk in staat om sociale ondersteuning, emotionele beïnvloeding en aanmoediging aan te wenden dat onder andere de bevlogenheid van medewerkers positief beïnvloed.

Het directe effect van coachend leiderschap is al vaker onderzocht door onder andere Bakker en Demerouti (2007). Wanneer werknemers bevlogen zijn presteren ze beter, zijn ze minder gestresst en is de kans op een burn out lager.

Zowel taak- als mensgerichte aspecten verdienen dus de aandacht. Iedere medewerker heeft een eigen aanpak nodig om optimaal bij te kunnen dragen. Door over werkdruk en stress te praten in werkoverleggen en persoonlijke gesprekken kun je als leidinggevende al veel doen om stress te voorkomen.

Tips en oplossingsstrategieën bij werkstress

Als er geen sprake is van gezonde werkdruk, maar de situatie neigt naar langdurige overbelasting (werkstress), is het de hoogste tijd om de juiste maatregelen te treffen om de werkdruk te verlagen. Ik ben ervan overtuigd dat werkstresssignalen worden gebagatelliseerd omdat veel leidinggevenden niet goed weten welke maatregelen zij kunnen nemen. Ze wachten te lang met het in actie komen.

Hieronder wordt een overzicht gegeven van acties die je kunt nemen ten aanzien van veel voorkomende oorzaken van een te hoge werkdruk. Het overzicht komt van een checklist voor leidinggevenden uit een arbocatalogus van agrarisch en groene sectoren maar is voor eigenlijk elke sector bruikbaar.

Of deze maatregelen in een specifieke situatie goed toepasbaar zijn, hangt natuurlijk van de omstandigheden af en ook van je eigen leiderschapsstijl (zie boven) af. Denk vooral ook aan je voorbeeldfunctie als het gaat om het omgaan met werkdruk (wees geen leidinggevende die zelf nooit tijd heeft voor medewerkers). Denk er in elk geval niet te licht over.

Werkdruk door hoeveelheid werk, tijdsdruk, werktempo

  • Geef ruimte aan individuele verschillen, maar voorkom uitzonderingsposities.
  • Zorg voor inzicht bij de medewerkers in de hoeveelheid werk per week of maand.
  • Zorg dat de productienormen beschikbaar en bekend zijn voor iedereen.
  • Geef medewerkers controle over de organisatie van het eigen werk (volgorde en tempo).
  • Hoe komt het dat we de normen niet (meer) kunnen halen? Denk onder meer aan de hulpmiddelen, de vaardigheden van medewerkers, de gestelde prioriteiten, verstoringen, de planning, de kwaliteitseisen. Het team speelt ook een belangrijke rol bij het beantwoorden van deze vragen.

Werkdruk door onderlinge conflicten

  • Bespreek knelpunten met betrokken collega’s of met het team.
  • Maak heldere afspraken over samenwerking binnen de afdeling/ het team.
  • Verbeter zo nodig het werkoverleg of overdrachtsoverleg.
  • Organiseer teamactiviteiten om elkaar beter te leren kennen en zo aan teambuilding te doen.

Werkdruk vanuit de medewerker

  • Bespreek met de medewerker in functioneringsgesprekken de stresssignalen (geef voorbeelden van stresssignalen) en wat de verwachtingen zijn binnen de functie.
  • Maak afspraken over cursussen: bijv individuele coaching en/ of loopbaanafspraken.
  • Stel problemen aan de orde tijdens werkoverleg en zorg ervoor dat medewerkers de ruimte krijgen zelf problemen aan te kaarten.
  • Zorg voor voldoende informatie over kwaliteit, productie-eisen en persoonlijk functioneren van de medewerkers.
  • Zorg voor heldere functieomschrijvingen (controleer of de medewerker het ook begrijpt).
  • Als de problemen bij meerdere medewerkers spelen, zijn de productienormen wellicht te strak. Praat hier over.
  • Biedt (in overleg met de OR (Ondernemingsraad) of PVT (Personeelsvertegenwoordiging)) scholing aan, zodat medewerkers hun kennis en vaardigheden op peil kunnen houden.
  • Bevorder het ontstaan van een veilige werksfeer waarin mensen zich kwetsbaar kunnen opstellen, elkaar waardering geven en van elkaar willen leren.
  • Stimuleer en coach medewerkers in problemen oplossen, de mogelijkheden gebruiken om het werk juist te regelen en samen te werken.

Werkdruk vanuit de privé situatie

  • Bekijk of het nodig is om (tijdelijk) het takenpakket en/ of de werktijden aan te passen.
  • Bekijk of tijdelijke extra ondersteuning nodig en mogelijk is van collega’s.
  • Is een doorverwijzing nodig naar professionele hulpverlening (bedrijfsmaatschappelijk werk, psychotherapie, schuldhulpverlening, etc).

Werkdruk door geestelijke belasting en concentratieproblemen.

  • Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is om regelmatig te pauzeren.
  • Bouw voldoende afwisseling in bij monotone taken: (= steeds dezelfde taken zonder afwisseling); varieer monotone uitvoerende taken met bijvoorbeeld voorbereidende en/ of controlerende taken (bij monotoon werk kan er een grotere behoefte aan korte pauzes zijn).
  • Vermijd piekbelasting; bouw buffers in om de werkhoeveelheid te reguleren.
  • Betrek medewerkers bij het opstellen van de (dienst)roosters.
  • Maak tijdig een planning van vrije dagen en vakanties.
  • Zorg voor een stimulerende werkomgeving; dit leidt tot minder vermoeidheid.

Werkdruk door onverwachte situaties

  • Bespreek met medewerkers welke problemen zij in het werk tegenkomen.
  • Ga na welke mogelijkheden er al zijn maar nog niet optimaal benut worden om het werk juist te regelen.
  • Maak afspraken met collega’s over ondersteuning aan elkaar.
  • Zorg ervoor dat uw medewerkers heldere en haalbare planningen opstellen (inclusief pauzes).

Succes,

Marielle

aanmelden-nieuwsbrief

 

Posted on November 18, 2015, in Leiderschap and tagged , , , , , , , . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: