10 tips om een ontslaggesprek bij reorganisatie goed te laten verlopen

Een reorganisatie is niet alleen uitermate vervelend voor degenen die boventallig raken. Ook voor leidinggevenden is het vaak een emotionele en lastige ervaring.

Want hoe stoer of zakelijk we wellicht ook (denken te) zijn, het blijft gewoon hartstikke moeilijk om je medewerkers te vertellen dat hun baan ophoudt en vervolgens geconfronteerd te worden met pijn, woede, verwijt en verdriet. Ik krijg dan ook regelmatig van leidinggevenden het verzoek om een ‘checklist’ voor het voeren van gesprekken over boventalligheid. Mijn 10 tips om je hier goed op voor te bereiden deel ik daarom graag met je……

stress

1. Toonzetting

Begin het gesprek met de juiste toonzetting. Dit lijkt misschien een vanzelfsprekendheid maar het is een veel voorkomende fout. Juist omdat de meeste leidinggevenden een slecht-nieuws gesprek zelf vaak als onaangenaam ervaren, proberen zij soms het gesprek met een positieve noot en een goede sfeer in te gaan (hoe was je weekend?). Dit zal echter snel leiden tot frustratie en onvrede.

2. Voorbereiding

  • Beleg twee bijeenkomsten. De eerste voor degene(n) die ontslagen gaat worden. De tweede direct aansluitend voor iedereen.
  • Plan het gesprek nooit op vrijdag en qua tijdstip niet aan het einde van de werkdag. Ruim voldoende tijd in voor het gesprek.
  • Er mag geen twijfel over de boodschap ontstaan. Denk dus goed na wat je de medewerker wilt zeggen.
  • Zorg er voor een rustige ruimte waar je tijdens het gesprek niet kan worden gestoord.

3. Val met de deur in huis

  • Laat koetjes en kalfjes achterwege en kom snel to-the-point; “Hallo Jan, ga zitten. Ik heb helaas slecht nieuws. We hebben onlangs besloten dat we moeten gaan reorganiseren en dat betekent dat we afscheid van je moeten gaan nemen”.
  • Noem de 2 belangrijkste argumenten en overwegingen. Meer argumenten worden vaak niet eens meer gehoord. Wijk niet af van het verhaal dat je bijvoorbeeld in de ontslagaanvraag hebt verwoord.
  • Zorg ervoor dat je gezichtsuitdrukking, toonzetting en lichaamstaal dezelfde taal spreken als je woorden.

4. Geef ruimte

  • Bij veel mensen die slecht nieuws te horen krijgen volgt vaak als eerste een schrikreactie. Dit vertraagt hun denken en dus hun reacties.
  • Daarna kan de medewerker mogelijk boos, verdrietig, wanhopig, teleurgesteld, zwijgend of met rationele tegenwerpingen op het nieuws reageren. Je weet nooit van tevoren helemaal wat je kunt verwachten. Luister en toon begrip (‘ik kan me je reactie voorstellen’).
  • Bij weerstand is het belangrijk dat je argumenten onweerlegbaar zijn om te voorkomen dat je in een welles-nietes discussie terecht komt.

5. Inleven in medewerker

Misschien krijgt iemand wel een woedeaanval en zegt hij dingen aan die hij normaal gesproken nooit zou zeggen. Vervelend, maar laat dit gewoon over je heen komen en vat het niet persoonlijk op.

Toon je betrokkenheid door gevoelens te benoemen (‘ik zie dat mijn bericht rauw op je dak valt’) maar zeg beslist niet dat je het ook jammer vindt of dat je geen andere weg ziet. Ook aangeven dat het uiteindelijk wel goed komt is kun je maar beter laten.

6. Vat samen

Herhaal kort de belangrijkste argumenten als de ander de vraag stelt ‘waarom’. Geef natuurlijk uitleg als zaken onduidelijk zijn maar ga niet in discussie over je argumenten. Het nieuws wordt daardoor niet anders en het kan alleen maar leiden tot meer frustratie of onbegrip. Laat in elk geval wel blijken dat de reactie gehoord wordt.

7. Bespreek vervolgacties

  • Op het moment dat medewerker iets zegt als “wat nu…?”, ‘hoe moet ik nou….?” kun je een volgende fase in.
  • Vertel bijvoorbeeld wat de procedure nu is. Dat je een vaststellingsovereenkomst hebt opgesteld, een opzegging met instemming werknemer voorstelt of dat er een ontslagaanvraag is opgestuurd naar UWV. Desgewenst kun je nu aangeven dat je er liever in goed onderling overleg uit wilt komen en dat je een voorstel op papier hebt gezet dat de medewerker mee naar huis krijgt(vaststellingsovereenkomst). Leg het voorstel kort uit. Verzandt niet in details.
  • Geef duidelijk aan wat jij nu gaat doen en wat je van de medewerker verwacht. Geef een brief mee waarin alles staat uitgelegd en maak een vervolgafspraak.
  • Laat de medewerker pas vertrekken als de ergste emoties zijn gezakt.

8. Vervolggesprek

In dit gesprek kun je inhoudelijk dieper ingaan op de procedure (en evt. het voorstel voor de vaststellingsovereenkomst). Wat betekent het precies? Wat wordt er nu precies van de medewerker verwacht? Wijs op het belang van het inschakelen van (juridisch) advies.

9. Nazorg

We denken ‘wel te weten hoe ingrijpend een ontslag is’; maar uiteindelijk is het de medewerker die een rouwproces meemaakt en niet jij! Het is daarom goed om te weten wat de reacties en emoties van een boventallige medewerker kunnen zijn.

Wat de medewerker hierover zegt hoeft overigens niet overeen te komen met datgene dat hij voelt. Blijf daarom in contact, stap zelf op de medewerker af en stimuleer het gesprek over het verlies dan ook tussen medewerkers en collega’s, ook al kunnen de collega’s blijven.

10. Afsluitende tips:

  1. Luister maar probeer geen advies te geven (‘wat jij zou moeten doen, is….’).
  2. Vermijd goedbedoelde dooddoeners zoals ‘aan het eind van de tunnel schijnt weer licht’.
  3. Veroordeel de (vaak heftige) emoties niet, ze zijn niet tegen jou persoonlijk gericht.

Tot slot, wees je ervan bewust dat jouw gedrag als leidinggevende nauwlettend in de gaten wordt gehouden. Kom afspraken na en ga het contact met de medewerker niet uit de weg. Ik zeg altijd maar zo: iets dat moet, moet goed…

Mariëlle Leunen-Schulte

Posted on May 1, 2013, in Leiderschap and tagged , , , , , . Bookmark the permalink. 3 Comments.

  1. Helaas handige informatie. Wel fijn te zien dat jouw tips overeenkomen met de tips die ik geef doorheen de verschillende blogarikelen. Voor meer informatie check: http://www.retentie-management.com/het-ontslaggesprek-hoe-voer-je-dat-met-een-werknemer-faq/. Voer jij zelf ontslaggesprekken?

    • marielle leunen-schulte

      Dank voor je reactie! Inderdaad helaas noodzakelijk omdat het zo zorgvuldig moet gebeuren en de meeste leidinggevenden er (gelukkig) geen routine in krijgen. Ik zie inderdaad dat onze tips overeenkomen; leuk om te lezen. Ik voer regelmatig ontslaggesprekken samen met mijn opdrachtgevers maar -in beginsel- altijd ter ondersteuning van een directeur/leidinggevende. En jij?

      • Neen ontslaggesprekken voer ik niet. Ik moet dan altijd aan de film Up in the Air met George Clooney denken. Heb je die gezien? Wel voer ik regelmatig exitgesprekken (ook daar heb ik een handige checklist voor geschreven). Maar het is wat je zegt: gelukkig is het geen routine! Succes en blijven bloggen aub!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: